Wer Microsoft Outlook etwa im beruflichen Umfeld einsetzt, kennt die (meist) leeren Mails, die man nach Besprechungseinladungen erhält: Über den Betreff wird angegeben, ob derjenige am Meeting teilnehmen möchte oder nicht.
Der Informationsgehalt dieser leeren Mails eher gering (Zu- und Absagen lassen sich schließlich im Kalendereintrag unter „Status“ einblenden), dafür fluten Rückmeldungen dieser Art schnell den Posteingang. Es bietet sich daher an, einen Filter anzulegen (im Outlook-Sprech: „E-Mail-Regel“), um Meetingrückmeldungen automatisch auszusortieren – aber bitteschön nur diejenigen, die keinen weiteren Inhalt haben:
- Zunächst einen neuen Ordner anlegen, in welchem die Mails gesammelt werden sollen
- Unter „Regeln und Benachrichtigungen“ eine neue Filterregel anlegen
- selbst sollte immer dann greifen, wenn der Betreff „Zugesagt:“, „Abgelehnt:“ oder „Mit Vorbehalt:“ enthält
- wer Kollegen mit englischer Outlook-Konfiguration hat, kann zusätzlich „Accepted:“ und „Declined:“ aufnehmen
- die Mails sollen in den vorher angelegten Ordner geschoben werden
- (Optionale) Ausnahme: Der Mailtext enthält „a“, „e“, „i“, „o“ oder „u“ – dann soll nicht gefiltert werden.
Punkt Nummer 3 sorgt dafür, dass beispielsweise Absagen mit zusätzlichen Informationen nicht ungesehen im Ordner verschwinden.
Der fertige Regelsatz sollte von Outlook 2010 schließlich so aussehen:
