MS Outlook 2010: Besprechungsfeedback filtern

Wer Micro­soft Out­look etwa im beruf­li­chen Umfeld ein­setzt, kennt die (meist) leeren Mails, die man nach Bespre­chungs­ein­la­dun­gen erhält: Über den Betreff wird ange­ge­ben, ob der­je­nige am Mee­ting teil­neh­men möchte oder nicht.

Der Infor­ma­ti­ons­ge­halt dieser leeren Mails eher gering (Zu- und Absa­gen lassen sich schließ­lich im Kalen­der­ein­trag unter Status“ ein­blen­den), dafür fluten Rück­mel­dun­gen dieser Art schnell den Post­ein­gang. Es bietet sich daher an, einen Filter anzu­le­gen (im Out­look-Sprech: E-Mail-Regel“), um Mee­ting­rück­mel­dun­gen auto­ma­tisch aus­zu­sor­tie­ren – aber bit­te­schön nur die­je­ni­gen, die keinen wei­te­ren Inhalt haben:

  1. Zunächst einen neuen Ordner anle­gen, in wel­chem die Mails gesam­melt werden sollen
  2. Unter Regeln und Benach­rich­ti­gun­gen“ eine neue Fil­ter­re­gel anle­gen
    • selbst sollte immer dann grei­fen, wenn der Betreff Zuge­sagt:“, Abge­lehnt:“ oder Mit Vor­be­halt:“ ent­hält
    • wer Kol­le­gen mit eng­li­scher Out­look-Kon­fi­gu­ra­tion hat, kann zusätz­lich Accep­ted:“ und Decli­ned:“ auf­neh­men
  3. die Mails sollen in den vorher ange­leg­ten Ordner gescho­ben werden
  4. (Optio­nale) Aus­nahme: Der Mail­text ent­hält a“, e“, i“, o“ oder u“ – dann soll nicht gefil­tert werden.

Punkt Nummer 3 sorgt dafür, dass bei­spiels­weise Absa­gen mit zusätz­li­chen Infor­ma­tio­nen nicht unge­se­hen im Ordner ver­schwin­den.

Der fer­tige Regel­satz sollte von Out­look 2010 schließ­lich so dar­ge­stellt werden:

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~andwil

Geek aus Kiel. Beruflich in der Industrie zu Hause, tobt sich hier aber vor allem über Linux, den Open-Source-Kosmos und Heavy Metal aus.