MS Outlook 2010: Besprechungsfeedback filtern

Wer Microsoft Outlook etwa im beruflichen Umfeld einsetzt, kennt die (meist) leeren Mails, die man nach Besprechungseinladungen erhält: Über den Betreff wird angegeben, ob derjenige am Meeting teilnehmen möchte oder nicht.

Der Informationsgehalt dieser leeren Mails eher gering (Zu- und Absagen lassen sich schließlich im Kalendereintrag unter „Status“ einblenden), dafür fluten Rückmeldungen dieser Art schnell den Posteingang. Es bietet sich daher an, einen Filter anzulegen (im Outlook-Sprech: „E-Mail-Regel“), um Meetingrückmeldungen automatisch auszusortieren – aber bitteschön nur diejenigen, die keinen weiteren Inhalt haben:

  1. Zunächst einen neuen Ordner anlegen, in welchem die Mails gesammelt werden sollen
  2. Unter „Regeln und Benachrichtigungen“ eine neue Filterregel anlegen
    • selbst sollte immer dann greifen, wenn der Betreff „Zugesagt:“, „Abgelehnt:“ oder „Mit Vorbehalt:“ enthält
    • wer Kollegen mit englischer Outlook-Konfiguration hat, kann zusätzlich „Accepted:“ und „Declined:“ aufnehmen
  3. die Mails sollen in den vorher angelegten Ordner geschoben werden
  4. (Optionale) Ausnahme: Der Mailtext enthält „a“, „e“, „i“, „o“ oder „u“ – dann soll nicht gefiltert werden.

Punkt Nummer 3 sorgt dafür, dass beispielsweise Absagen mit zusätzlichen Informationen nicht ungesehen im Ordner verschwinden.

Der fertige Regelsatz sollte von Outlook 2010 schließlich so dargestellt werden: